Si bien la industria militar constantemente es vista con una marcada connotación negativa por obvias razones, no se puede negar que existen puntos positivos alrededor de la formación castrense como la investigación y sobre todo la parte académica y de estrategia. ¿Quién no ha escuchado la frase «Como un soldado» para referirse al alto grado de disciplina que esta profesión conlleva? Y aunque, irónicamente, incluso herramientas que hoy se usan en pro de la libertad y los derechos humanos fueron creadas por intereses militares, hoy me quiero enfocar en la parte de administración de tareas del día a día utilizando un peculiar método llamado «La matriz de decisión Eisenhower» o la «Caja de Eisenhower» que tiene sus orígenes precisamente en la estrategia militar.
¿Por qué nos resulta difícil organizar nuestras actividades?
Una de las razones obvias por las cuales pasamos mucho tiempo haciendo cosas que no deberíamos (ej: procrastinar) y dejamos las tareas importantes para después es la falta de juicio al momento de la toma de decisiones, ¿Qué quiere decir esto? Que por ejemplo, si nuestro cuarto u oficina se encuentra hecho un «desorden» no sabemos siquiera por dónde comenzar. Si extrapolamos esto a cualquier otra actividad de la vida diaria ya sea personal o de trabajo, entonces comenzamos a tener problemas para cumplir objetivos y nos da esa sensación de que lo que hacemos no tiene sustancia o beneficio.
Tampoco ayuda que, curiosamente, cuando queremos comenzar a organizar algún área de nuestras vidas, los métodos parecen agregar aún más complejidad al asunto y terminamos frustrados pues ahora debemos invertir incluso más tiempo en simplemente «planear». ¿El resultado? Terminamos desmotivados y no solo no hacemos las cosas que deberíamos hacer, ahora hacemos menos.
El problema de planear
Planear estratégicamente actividades, tareas y proyectos no es algo malo. De hecho, es una de las razones por las cuales la mayoría de los proyectos fracasan; falta de planeación. Una de las frases más famosas sobre administración de proyectos y tiempo es que «Aquello que no se puede medir, no se puede administrar», y es por eso que existen infinidad de metodologías para cumplir objetivos, y no estoy hablando de administración de proyectos de software necesariamente, puede ser una rutina de ejercicio, una dieta saludable, remodelación de nuestra casa, cumplir objetivos académicos, personales, etc.
Desafortunadamente la vida no es un proyecto de software, ni una rutina en el gimnasio. Debemos, incluso en repetidas ocasiones durante el día, tomar decisiones de manera rápida. Como dicen por ahí «Escoger nuestras batallas«, y esto debe suceder casi de manera inconsciente, sin mucha planeación ni análisis de por medio.
Planeación VS Decisión
Y hablando de batallas, las operaciones militares siempre son un buen ejemplo de planeación estratégica. Por ejemplo, el «Desembarco de Normandía» o como se conocía con su nombre clave: «Operation Overlord«, fue una de las campañas militares más importantes y pieza clave en la liberación de Europa tomada por las fuerzas Alemanas durante la segunda guerra mundial y que culminó con el fin de la guerra en Europa. La planeación de dicha operación tomó más de un año.
Y si bien las cosas planeadas siempre apuntan a resultados específicos, solo bajo circunstancias perfectamente controladas tendrémos dichos resultados, pero, tanto en batalla como en la vida, hay factores externos que requieren que tomemos decisiones en el momento basados en los parámetros o condiciones con las que contamos, y ello, no necesariamente puede ser parte del plan. Por ejemplo, uno puede tener perfectamente calendarizadas sus actividades del día pero una simple videoconferencia de trabajo no anunciada o alguna emergencia personal pueden cambiar el rumbo de las cosas de nuestro día. Planeamos lo que podemos controlar, decidimos cómo afrontar los factores externos y de cambio.
Utilizando el método Eisenhower
Dwight Eisenhower fue el general a cargo de las fuerzas Estadounidenses durante la segunda guerra mundial (y posteriormente, presidente) y como nos podremos imaginar, tener tal misión a su cargo no debió ser nada fácil. Una personaje así seguramente debió aprender a priorizar tareas y actividades de manera rápida y eficiente y es ahí cómo nace este sencillo pero útil método, llamado así en honor a su inventor.
El concepto en realidad es bastante sencillo, y eso es precisamente lo que lo hace interesante. Como dije anteriormente, para la toma de decisiones, debemos de simplificar el proceso. Eisenhower entonces sugiere dividir todas nuestras tareas o pendientes de la siguiente forma:
- Importante y Urgente. Tareas que debemos realizar.
- Importantes pero No Urgentes. Tareas que debemos realizar eventualmente, pero no requieren nuestra atención inmediata.
- No importantes, pero Urgentes. Tareas que podríamos delegar a alguien más.
- Ni Importantes Ni Urgentes. Tareas que deberíamos simplemente descartar.
Una manera práctica de entenderlo es visualmente. Existen muchas plantillas en Internet pero me tomé la libertad de crear una:
Como se demuestra en la imagen, la importancia se mide de abajo hacia arriba y la urgencia de derecha a izquierda. En mi caso en particular agregué puntos con numeración y colores para entender el orden de prioridad.
Ejemplos de cómo aplicar la matriz:
- Importante y Urgente. Tomar mis medicinas, recoger a los hijos de la escuela, alimentar a mi mascota, regresar llamada/correo a cliente molesto, etc.
- Importante, pero No Urgente. Ir al gimnasio. Regar el césped. Hacer las compras de casa, etc.
- No importantes, pero Urgentes. Reservar vuelos para vacaciones. Cancelar servicios que ya no deseamos utilizar. Enviar declaración de impuestos.
- Ni importantes, Ni Urgentes. Revisar correos de marketing o redes sociales. Contestar en foros de Internet. Discutir con mi compañero de oficina el juego del Domingo, etc.
Conclusiones
La idea principal de este método es volvernos disciplinados con las tareas comunes del día a día pero sobre todo saber tomar decisiones sobre lo que realmente requiere nuestra atención y lo que no. Idealmente, este ejercicio puede volverse una rutina mental donde eventualmente ni siquiera necesitaríamos utilizar una guía visual, pero definitivamente ayuda tenerla a la mano. Yo por ejemplo, tengo un par de semanas que imprimí el cuadrante y lo pegué al costado de mi escritorio, de manera que puedo utilizar «post-it’s» o notas que pego con una simple descripción de las actividades:
Pero lo más importante es: comenzar a definir la importancia y urgencia de las cosas. Y aunque, al principio puede parecer algo complicado en realidad es bastante simple y solo requiere usar un poco de lógica, por ejemplo, se que si algo requiere mi atención absoluta y es un tema de urgencia, la otra persona probablemente me llame por teléfono, asumo que si me envían un correo o mensajería instantánea entonces no lo es y de ahí deriva una consecuencia: he dejado de estar revisando mi correo electrónico y mis mensajes constantemente.
Si necesito realizar actividades o llamadas personales que creo son importantes (agendar una cita médica, renovar alguna póliza, temas bancarios, etc.) se que es importante y debo realizarlo pero no inmediatamente así que asigno un recordatorio en mi calendario para hacerlo en la tarde cuando salgo de mi horario laboral o bien, si requiero interacción durante horarios laborales con un tercero, asigno esta actividad durante mi hora de comida.
Siendo una persona que tiende al control por mi personalidad, creo que una de las cosas que más trabajo me ha costado durante años fue delegar, sin embargo, se ha vuelto cada vez más fácil para mi y los resultados han sido bastante positivos. Desde el trabajo hasta las tareas de casa. Por ejemplo, si algo no tiene explicación inmediata en algunas de mis tareas de trabajo y me siento «bloqueado» simplemente envío un correo o mensaje por «Slack», espero la respuesta y me muevo a trabajar en otra cosa. En asuntos personales me apoyo en los demás en la medida de lo posible; mi contador, mi asesor de seguros, mi pareja, etc.
Y finalmente las tareas a descartar. Me parece que esto es lo más fácil de identificar, utilizando la «Analogía del pato«:
Si parece un pato, nada como un pato, y grazna como un pato, entonces probablemente sea un pato.
Si una actividad parece que es algo que no deberíamos de hacer y se siente como algo que no aporta nada a nuestra persona, entonces probablemente deberíamos descartarlo. Y bueno, en un mundo moderno lleno de distracciones que parecen actividades normales, parecería como un castigo privarnos de ellas pero en realidad solo debemos seguir nuestra intuición.
Aprender a tomar decisiones es una de las habilidades más valiosas que podemos desarrollar no sólo para nuestra vida profesional sino personal y es una característica constante en aquellos que consideramos líderes, desde compañeros de trabajo que admiramos por sus resultados hasta aquellos que han cambiado el rumbo de la historia.
BONUS
Adjunto los cuadrantes que diseñe en versión Inglés y Español en PDF para quien guste imprimirlos:
Justo lo que estaba buscando
Muy buen artículo voy a descargar mi matriz para la oficina ;).